Hàm COUNTIF : Hướng dẫn sử dụng kèm ví dụ minh họa

Hàm COUNTIF là một hàm đếm có điều kiện khá cơ bản, được sử dụng rất nhiều trong Excel. Trong bài viết này, boxthuthuat sẽ chia sẻ với các bạn về cách sử dụng hàm countif cũng như những ví dụ minh họa cần dùng đến hàm countif trong Excel.

Công thức hàm COUNTIF

Theo Microsoft Excel, hàm COUNTIF có cấu trúc như sau:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

range: Vùng chứa các ô cần đếm.

criteria: điều kiện mà bạn muốn thiết lập dưới dạng chữ số, kí tự, văn bản hoặc một logic sẽ chỉ định những giá trị nào sẽ được đếm.

Cách dùng hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF có thể được sử dụng với giá trị điều kiện criteria là số, ký tự, văn bản, ký tự đại diện, 1 phép so sánh, hoặc lọc các giá trị trùng lặp.

COUNTIF với điều kiện là văn bản, số

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ cần đếm số người có giới tính là nam, và số người có tuổi là 18:

Với trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF để đếm những ô chứa giá trị trùng khớp với điều kiện trên. Cú pháp tương ứng trong ví dụ:

=COUNTIF($C$2:$C$31,$I$8) hoặc =COUNTIF($C$2:$C$31,”Nam”) : đếm số lượng ô chứa giá trị “Nam” trong vùng C2 đến C31

=COUNTIF($D$2:$D$31,I11) hoặc =COUNTIF($D$2:$D$31,18) : đếm số lượng ô chứa giá trị “18” trong vùng C2 đến C31.

Lưu ý: Giá trị Criteria không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Vì vậy, dù bạn nhập nam, NAM, hay Nam thì đều giống nhau. Trong nhiều trường hợp, nó rất tiện vì bạn không phải xử lí chính xác dữ liệu, nhưng trong nhiều trường hợp, nó lại ảnh hưởng rất nhiều tới việc tìm kiếm. Nếu gặp phải trường hợp này, thay vì đếm “Nam”, “NAM”, “nam”, hãy đếm TRUE và FALSE kết hợp cùng hàm EXACT.

Sử dụng COUNTIF với các phép so sánh

Nếu sử dụng điều kiện criteria là các phép so sánh lớn hơn (>), bé hơn (<) hoặc bằng (=), có hai kiểu đặt điều kiện thường được sử dụng là điều kiện trực tiếp và điều kiện tham chiếu.

Với điều kiện trực tiếp ta đặt toàn bộ trong dấu nháy kép như sau: “>=a” với >= là phép so sánh, a là giá trị số được so sánh.

Với điều kiện tham chiếu ta đặt phép so sánh trong dấu nháy kép, kết hợp cùng kí tự &. Ví dụ: “>=”& I8 với >= là phép so sánh, I8 là ô được tham chiếu tới.

Hàm COUNTIF kết hợp với ký tự đại diện

Kí tự đại diện (Wildcard) là các ký tự sử dụng để thay thế các kí tự khác trong ô. Có 3 kí tự đại diện là dấu hỏi (?), dấu ngã (~) và dấu sao (*).

Chẳng hạn với ví dụ dưới đây:

Trong ví dụ này, ta sẽ đếm cho 2 trường hợp: những người có họ Lê và những người có tên Anh. 

Đầu tiên, ta sử dụng dấu (*) thay thế cho cụm kí tự. Đối với những người họ Lê, ta sử dụng cú pháp “Lê*” tại vùng điều kiện; hoặc $I$8 & “*” nếu tham chiếu tới ô I8.

Kết hợp hàm COUNTIF cơ bản, ta có thể  đếm được số lượng ô thỏa mãn điều kiện.

Sử dụng COUNTIF để lọc giá trị trùng lặp

Ví dụ trên là một ứng dụngcủa hàm COUNTIF để thực hiện các hoạt động như lọc email khách hàng, lọc tên… bị trùng lặp.